Troepraad
Alle PL's, APLl's en een of meer stafleden vormen samen de troepraad. De troepraad vormt in principe het bestuur van de troep. De troepraad is een handig hulpmiddel om verantwoordelijkheden te geven aan de scouts. Bij een troep bestaande uit minstens twee ploegen is het aan te raden om een troepraad te introduceren.
In de troepraad kunnen alle belangrijke onderwerpen besproken worden die van belang zijn voor de troep als geheel. Denk hierbij aan:
- de voorbereiding en evaluatie van het troep programma;
- het bespreken van reilen en zeilen in de ploegen.
- het bespreken en verdelen van nieuwe leden;
- de aanschaf van nieuwe materialen;
- de locatie en het thema van het zomerkamp;
- het bespreken en verdelen van de troep financiën;
De troepraad in de praktijk
Iemand van de leiding kan de troepraad voorzitten. Mooier is een van de PL’s dat te laten doen. Dit biedt ze de gelegenheid leiderschap en organisatietalent te ontwikkelen.
De leden van de troepraad kiezen uit hun midden een voorzitter, een plaatsvervangend voorzitter en een secretaris. De troepraad moet niet te lang duren; neem er bijvoorbeeld een halfuur voor, voor of na de opkomst.
Het advies is om een keer in de 6 weken een troepraad te houden. Je hebt dan enkele troep en ploegen programma's die kunnen worden geevalueerd. Eventuele nieuwe leden die in een ploeg moeten worden ingedeeld zijn dan gewend en bekend bij de leden waardoor kan worden ingeschat in welke ploeg ze het beste tot hun recht zullen komen.
De voorzitter zit de troepraad voor en zorgt voor een goed verloop van de troepraad. Hij zorgt ook voor een agenda.
De secretaris zorgt voor de notulen van de troepraad.
Eigenlijk is het heel gemakkelijk: de voorzitter volgt de agendapunten en zorgt ervoor dat iedereen bij elk punt zijn zegje kan doen. Bij sommige punten zullen de ploegleden met ideeën moeten komen, bij andere hoeft er alleen iets besloten te worden. Soms moeten er taken verdeeld worden.
Belangrijk is dat de voorzitter leiding geeft, maar niet alles gaat regelen! De voorzitter moet ingrijpen wanneer de vergadering te lang dreigt te duren of wanneer mensen door elkaar heen gaan praten.
De secretaris maakt het verslag, de notulen, van de vergadering. Notulen zijn belangrijk: de afspraken staan erin en ze functioneren als archief. Je kunt belangrijke besluiten of discussies nog eens nalezen.
Er bestaan verschillende manieren om notulen te maken, maar we zullen ons hier tot één manier beperken. We noemen deze manier ‘zeer beknopte notulen’ of eenvoudiger ‘de besluiten- en afsprakenlijst’.
Kortweg komt het er op neer dat de secretaris een verslagje maakt van de agendapunten, wat er over de agendapunten gezegd is, welke afspraken er naar aanleiding van het agendapunt gemaakt zijn en wie de eventuele actiepunten op zich neemt. Het verslag kan er dan zo uitzien:
Het troepprogramma in de troepraad
De taak van de troepraad is onder andere een bijdrage leveren aan programmeren van het maand- kwartaal- triaal- of halfjaarprogramma van de troep. Hierbij kunnen de leden van de troepraad allerlei programma-ideeën aandragen die in de troep leven. Op deze manier krijgen ze inspraak in het troep programma. Hierdoor kunnen ze hun eigen interesses meer ontwikkelen en alvast ervaring opdoen met een programma maken zoals dit bij de explorers gedaan wordt .
Het troep programma
Het troep programma is het programma waaraan alle ploegen tegelijk meedoen. Voor het troep programma is de troepraad verantwoordelijk. Dit is in tegenstelling tot het ploegprogramma die alleen voor en door één ploeg georganiseerd wordt. Voor het ploegprogramma is de ploegraad verantwoordelijk.
In de praktijk van menig troep betekent dit vaak dat het merendeel van de opkomsten troep programma's zijn, waarbij wel zoveel mogelijk in ploegen gewerkt wordt. Het is goed om eens per maand een ploegprogramma te organiseren voor de afwisseling en de ploeg hierin vrij te laten. Uiteraard heeft de leiding wel een ondersteunende en stimulerende rol bij het bedenken van de ploegprogramma’s.
In de troepraad wordt besproken hoe de bijdrage van de scoutsleiding aan het troepprogramma is en welke rol de ploegen zelf spelen. In de praktijk kan het er als volgt uitzien:
In de troep leeft het idee een reuzenrad te pionieren. Dit is duidelijk geen activiteit die een ploeg alleen kan uitvoeren. De troepraad besluit dat deze activiteit op het programma komt te staan. De troepraad wijst twee leden aan om de materialen te regelen en twee leden om de bouwtekeningen van het reuzenrad te regelen. De troepraad vraagt aan de scoutsleiding een instructie over de diagonaalsjorring, omdat niemand in de troep deze sjorring kent. De troepraad komt dus overeen dat:
- alle ploegen deelnemen aan dit project;
- twee leden voor de materialen zorgen;
- twee leden voor de bouwtekeningen zorgen;
- de scoutsleiding voor een instructie over de diagonaalsjorring zorgt.
Leiding en de troepraad
Verwacht niet direct veel resultaat wanneer je met een troepraad begint. Het duurt vaak een paar maanden voordat je (a)pl's gewend zijn om op zo'n manier bij het bestuur van de troep te worden betrokken.
Het doel van de troepraad is om scouts inspraak in het eigen programma te geven. Daarom is het belangrijk dat scouts in de troepraad niet ondersneeuwen in een discussie tussen volwassenen en scouts. Scouts zijn minder goed in staat om hun mening te uiten dan de volwassen leiding. De troepraad is een mooie manier om hiermee te oefenen. Zorg dus voor een goede verhouding tussen scouts en leiding in de troepraad.
Probeer als leiding niet te veel een eigen mening te geven tijdens de troepraad. Laat eerst de scouts zelf aan het woord. Dit kan gerealiseerd worden door duidelijke afspraken te maken en hier bewust elkaar aan te houden. Om dit proces te vergemakkelijken is het goed om niet te veel leiding bij de raad te betrekken. (Als meer dan één leidinggevende aan de troepraad deelneemt maak dan de afspraak dat de andere leidinggevenden alleen hun mening geven als daarom wordt gevraagd door de scouts.)
Uiteraard dient de leiding de (a)pl's in hun functies begeleiden en aanvullen als dat nodig is.
De leiding dient tijdens de voorbereidingen van programma’s een vinger aan de pols te houden of alles goed gaat en of er ondersteuning gewenst is. De leiding houd tevens in de gaten dat het programma veilig verloopt en past binnen Scouting.
De leiding heeft in de troepraad een vetorecht. Dat houdt in dat zij een beslissing kan blokkeren op het moment dat ze met het programma de wet overtreden of in het belang van de troep of als deze onverenigbaar is met de idealen van Scouting. Veiligheid zowel sociaal als fysiek staat altijd voorop.