Rollen binnen het bestuur

In een afdeling zijn er veel verschillende dingen te doen. En dus zijn er ook veel verschillende dingen te leren. Het is fijn om één verantwoordelijke op een bepaald onderwerp te hebben zodat er een duidelijk aanspreekpunt voor is. Veel afdelingsbesturen kiezen er voor om in ieder geval de volgende rollen hiervoor aan te wijzen, maar afhankelijk van wat de afdeling beslist kan dit aangepast en aangevuld worden.

De voorzitter

is spreekbuis namens bestuur/leden.
zorgt voor het opvangen van gasten op een bijeenkomst.
leidt een vergadering van bijvoorbeeld afdelingsraad en afdelingsbestuur.
zorgt ervoor dat de meningen van alle explorers in de afdeling gehoord worden.
treed op als aanspreekpunt in het geval dat de begeleiding er even niet is.
is verantwoordelijk voor het totale functioneren van het bestuur.
bereidt de planning van de driemaandenplanning voor.
neemt contact op met de organisatie van een programma als het nog niet helemaal af is (in de loop van de week).
besluit samen met het afdelingsbestuur welke zaken het afdelingsbestuur zelfstandig aanpakt.
ziet erop toe dat gemaakte afspraken worden nagekomen.
is coördinator kampen of zorgt dat iemand anders dit is.
controleert de uitvoering corvee.
draagt zorg dat nieuwe explorers goed opgevangen worden.

De secretaris

is de persoon bij wie je je afmeldt als je niet kunt.
verzamelt binnengekomen post/mails en bespreekt deze met de afdeling.
beantwoordt binnengekomen post/mails altijd zo snel mogelijk, na overleg met afdeling over het antwoord.
- Als je om de een of andere reden niet direct kunt antwoorden, is het goed om de afzender te laten weten dat het bericht ontvangen is, en dat een uitgebreid antwoord later te verwachten is.
verstuurt uitgaande brieven/mails in overleg met de begeleiding.
notuleert een vergadering en legt de besluiten vast.
maakt de notulen van de afdelingsraad openbaar (mail en prikbord).
maakt notulen groepsraad openbaar, indien geschikt (prikbord).
zorgt ervoor dat de driemaandenplanning zichtbaar voor iedereen in het explorerlokaal hangt (op een groot stuk papier).
stelt corvee-/cakelijst/telefooncirkel/adressenlijst op en houdt wijzigingen bij.
zet de telefooncirkel in gang, met de terugkoppeling hiervan en draagt zorg voor volledige informatieoverdracht (zorgt dat je telefooncirkel zo compleet mogelijk is).
onderhoudt schriftelijke contact met andere afdelingen.
stelt de agenda van de afdelingsraad op en verspreidt deze onder de afdeling.
zorgt ervoor dat het afdelingslogboek/weblog wordt bijgehouden.
zorgt voor de website van de explorers.
zorgt dat de zaken goed voor elkaar zijn, wanneer je iets niet meet zeker weet, vraag je het na bij de voorzitter of de andere leden van de groep.

De penningmeester

zet een goede boekhouding op en houdt deze bij.
draagt zorg dat explorers en/of rekeningen zo snel mogelijk worden betaald.
maakt de begroting voor kampen in overleg met de begeleiding.
int het kampgeld.
int het koffie- en theegeld.
beheert een x-bedrag voor aanschaf materiaal en uitgaven voor opkomsten.
maakt een jaarlijks financieel overzicht, laat het goedkeuren door de afdelingsraad.
draagt zorg voor eventuele financiële acties die door de afdeling ondernomen worden.
laat de begroting altijd controleren door de penningmeester van de groep.
roept een kascommissie in het leven (een aantal andere explorers in de afdeling die de
begroting langslopen op eventuele fouten).

Niet elke afdeling heeft eigen materiaal, maar wanneer je dat wel hebt, is een materiaalmeester geen
overbodige luxe. Een materiaalmeester:

inventariseert het materiaal.
zorgt dat de EHBO-doos gecontroleerd is.
houdt nieuw en afgeschreven materiaal bij in een materiaalboek/-schrift/-document.
schaft materiaal aan.
draagt zorg voor het onderhoud van het materiaal.
legt het materiaal klaar voor kampen.
legt het materiaal klaar voor opkomsten en zorgt dat het wordt opgeruimd.
beheert sleutels.
is het aanspreekpunt voor uitlenen en weer in ontvangst nemen van materiaal.