Waarom / doel van de activiteit

Organiseer een vet Scoutingfeest met je eigen team en thema.

Beschrijving van de activiteit

Scouts kunnen niet alleen goed hiken, pionieren of koken op kampvuur – ze weten ook hoe je een geweldig feest bouwt. Lees hier de tips en tricks over hoe je stap voor stap een Scoutingfeest organiseert. Denk aan een goed team, een sterk thema, handige communicatie, vergunningen, promotie en vooral: plezier. Laat je inspireren door voorbeelden van Roverfest, Pivocar, het themafeest van Scouting Hilfertheem, of andere scoutingfeesten bij jou in de regio, en ga zelf aan de slag.

Je organiseert met je team een eigen Scoutingfeest. Dit kan voor je eigen speltak, je groep, of zelfs op regionaal niveau. Tijdens het proces leer je samenwerken, plannen, communiceren en creatief denken. De activiteit bestaat uit onderstaande vier fasen.

1. Voorbereiding (enkele maanden van tevoren)

Vorm een enthousiast kernteam. Zorg dat je samenwerkt met mensen die energie krijgen van organiseren. Kies een thema voor je feest, zoals “Sjonnie en Anita” of “Boks ouwe”. Een goed thema helpt bij promotie en geeft richting aan aankleding en outfits. Prik een datum. Wil je het feest jaarlijks herhalen? Kies dan voor een vaste periode. Controleer bij de gemeente welke vergunningen je nodig hebt. Regel tijdig beveiliging, EHBO en andere zaken die bij een groter feest komen kijken.

2. Promotie & praktische voorbereiding (weken van tevoren)

Start de promotie zodra je weet dat het feest doorgaat. Gebruik sociale media, groepsapps en flyers. Mond-tot-mondreclame werkt vaak het beste. Regel de locatie, DJ, geluidsinstallatie, bar, tent(en) en aankleding in het gekozen thema. Wees creatief – denk bijvoorbeeld aan een clubhuis vol zand voor een SaHHara-thema. Vergeet de buren niet. Licht ze vriendelijk in over het feest. Dat voorkomt klachten en wie weet komen ze even langs.

3. De feestweek

Maak het terrein en het clubhuis schoon en gereed. Bouw de tenten, bars en andere voorzieningen op. Zorg voor een personeelsplanning met duidelijke taken en tijdsplanning. Begin de opbouwdag gezellig met een kop koffie en werk als team toe naar het feest.

4. Evaluatie (na afloop)

Bespreek samen wat goed ging en wat beter kan. Denk na over duurzame verbeteringen: werken met herbruikbare bekers, oordopjes voor bezoekers, enzovoort. Verzamel feedback van bezoekers en je team voor een nog beter feest de volgende keer.

Benodigd materiaal

• Enthousiast organisatie- en uitvoeringsteam
• Thema-ideeën en promotiemateriaal
• Vergunning(en) (indien nodig)
• Feestlocatie (clubhuis, tent of externe locatie zoals een zaal of nachtclub)
• DJ/muziekinstallatie, bar, eten & drinken
• Aankleding in thema
• Beveiliging, EHBO, sanitaire voorzieningen
• Opruimplan en evaluatieformulier

Veiligheid

• Zorg dat de beveiliging, EHBO, en sanitaire voorzieningen goed op orde zijn.

Tips

• Denk creatief als je geen clubhuis hebt: externe locaties kunnen verrassend betaalbaar en compleet zijn.
• Organiseer het feest ook voor jezelf – als jij er plezier in hebt, werkt dat aanstekelijk!
• Gezien in Avontuurlijk - Hét magazine vol scoutinginspiratie.